wps原始数据划片引用输入

案例:假设有两个小组,每个小组各有6个人,这两个小组的名单位于两个单独的列中(图1)。泊祎电脑回收网小编们要在这两个小组中随机挑出选手,需要在另一个新的列中输入挑出的人名。泊祎电脑回收网小编们的任务就是以这两个小组人员的姓名为数据来源,构造一个可选的下拉菜单。泊祎电脑回收网小编们以在WPS表格中操作来说明。

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(图1原始数据是由各6人一组的两个小组的人名构成)

1.尝试传统有效性引用的办法

泊祎电脑回收网小编们首先按传统有效性引用的思路,尝试一次性对两个数据列进行引用设置。

第一步:选择输入区域,点击“数据”选项卡下的“有效性”按钮(图2)。

第二步:在“数据有效性”窗口中,设置有效性条件,“允许”条件选择为“序列”,“来源”用鼠标框选的办法选择为第1列和第2列原始数据(图3)。

第三步:点击“确定”之后,WPS表格弹出信息,提示“列表源”必须是划定分界后的数据列表,或是对但一行或一列的引用(图4)。

显然这种办法行不通。怎么办?如何划定分界?

2.巧用“名称管理器”突破限制

先给其中的一列原始数据定义区域代码,然后给这个区域代码设置有效性条件,最后通过扩大有效性条件范围的办法,将数据选择范围扩大到两列。

第一步:从“公式”菜单下点击“名称管理器”,在弹出的“定义名称”窗口中输入一个名称代号,如“xz”;在“引用位置”处通过鼠标框选的办法选中第2列数据,这样就为第2列人名定义了一个名称“xz”。“引用位置”处的数据自动变为“=Sheet1!$B$2:$B$7”。点击“确定”(图5)。

第二步:选择“数据→有效性”命令,在有效性条件的额“允许”列表中选择“序列”,“来源”框中输入“=xz”,实现了用定义的名称来引用第2组数据(图6)。

第三步:确定之后,现在从“参会挑选结果”一列下输入,可看到第2组的人名列表并能选择第2组的人名进行选择输入了(图7)。

3.扩大定义名称的引用范围

那么,怎么才能将第1组的人名引入到候选输入列表中呢?泊祎电脑回收网小编们可以通过修改引用范围的办法来实现。

通过“公式”菜单下的“名称管理器”按钮调出“名称管理器”定义窗口,点击此前定义的名称“xz”,接下来把“xz”引用位置扩大到两列数据的范围,方法是在“引用位置”处删除原来的引用字符串,然后用鼠标框选的办法选择第1组合第2组人名数据,点击“确定”(图8)。

之后,泊祎电脑回收网小编们再来点击输入列表,发现候选人名中已经出现的是两个小组的人名了(图9)。

小提示:

用Excel2013也可以实现如上功能。只是在Excel2013中,“数据有效性”的提法对应于“数据验证”,位于“数据”选项卡下。这一点要注意,否则若按“数据有效性”查找会无所获。

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